Dal 7 aprile 2026 entra in vigore la Legge 34/2026 (legge annuale sulle PMI, G.U. 23 marzo 2026 n.68) che introduce importanti novità in materia di smart working e sicurezza sul lavoro. In particolare, viene reso obbligatorio – con sanzioni penali – l’invio annuale di un’informativa scritta sui rischi del lavoro da remoto a ogni smart worker e al suo Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS). Questa informativa deve elencare in modo chiaro i rischi generali e specifici connessi alla prestazione fuori dai locali aziendali (ad es. stress da videoterminali, posture scorrette, pericoli domestici). L’obbligo grava su qualsiasi datore di lavoro, di qualsiasi dimensione, e deve essere adempiuto a cadenza almeno annuale. In sostanza, la nuova norma innalza di livello un adempimento già previsto dall’art. 22 della L. 81/2017, trasformandolo in un elemento centrale del sistema prevenzionistico. Alla fine di questo articolo trovi il Fac Simile scaricabile sull’informativa sicurezza Smart Working.
Cosa cambia con la Legge 34/2026
La Legge 34/2026 conferma e rafforza la disciplina dello smart working nell’ambito del D.Lgs. 81/2008 (Testo Unico sicurezza). Secondo l’articolo 11 della Legge, l’obbligo di informare i lavoratori agili si effettua attraverso un’informativa scritta. Il documento – da consegnare per iscritto al lavoratore agile e al suo RLS – deve essere aggiornato ogni anno e deve indicare i rischi generali e specifici legati alla modalità di lavoro agile. In particolare si dovranno evidenziare i rischi derivanti dall’uso prolungato di dispositivi elettronici (monitor, tablet, smartphone), dall’assenza di controllo diretto dell’ambiente di lavoro, e da altri fattori legati al contesto domestico. Resta fermo l’obbligo del lavoratore di collaborare alle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro, come previsto dal D.Lgs. 81/2008.
Per l’azienda, quindi, il principale adempimento è la predisposizione e la consegna dell’informativa annuale. L’assenza di un controllo diretto sui luoghi domestici rende fondamentale trasferire al lavoratore conoscenze e precauzioni tramite l’informazione. Come sottolineano gli esperti, l’informativa sostituisce in parte il tradizionale sopralluogo del datore di lavoro sui luoghi di lavoro, in quanto fornisce al dipendente gli strumenti operativi per lavorare in modo sicuro.
Contenuti dell’informativa per il lavoro agile
L’informativa smart working e sicurezza sul lavoro scritta deve essere dettagliata e specifica, non generica. In generale, dovrebbe trattare almeno i seguenti temi:
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- Rischi generali: ambientali e comuni a ogni luogo di lavoro esterno (microclima, illuminazione, rumore, ecc.). Ad esempio, va evidenziato il rischio di scarsa luminosità nelle abitazioni, che può affaticare la vista, o di temperature eccessive (troppo caldo o freddo) che influiscono sul benessere psicofisico.
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- Rischi specifici dello smart working: legati alla prestazione agile in sé. Rientrano qui i pericoli dell’uso prolungato di videoterminali (affaticamento visivo, disturbi muscolo-scheletrici da postura fissa), i rischi elettrici (cavi non protetti, prese multiple), il rischio di inciampo e caduta causato da prolunghe e cavi non sistemati.
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- Uso di attrezzature (PC portatile, tablet, smartphone): istruzioni ergonomiche sul corretto allestimento della postazione (altezza schermo, postura seduta, pause visive). Si raccomanda per esempio di usare supporti per notebook, regolare schermo e sedia, fare pause frequenti per evitare affaticamento visivo e dolori muscolari.
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- Buone pratiche e comportamenti: indicazioni sulla scelta del luogo di lavoro (ad es. preferire stanze ben ventilate e sicure, evitare spazi isolati o pericolosi). Suggerimenti per allestire un ambiente domestico idoneo (scrivania stabile, sedia ergonomica, zone di riposo) e precauzioni in caso di emergenza (es. non ostruire le uscite, tenere a portata di mano numeri di soccorso).
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- Diritti e doveri del lavoratore: il lavoratore deve collaborare alle misure di prevenzione (ad es. utilizzare correttamente i DPI quando forniti, segnalare subito anomalie o guasti alle attrezzature), e ha diritto alla disconnessione. L’informativa può richiamare il diritto di staccare fuori dagli orari di lavoro e le procedure per segnalare infortuni occorsi durante la prestazione agile.
In pratica, secondo le linee guida, l’informativa dovrebbe coprire tutti gli aspetti chiave della sicurezza domestica integrati con quelli tipici del lavoro d’ufficio. Ad esempio, oltre all’ergonomia, vanno indicate le cautele antincendio per gli ambienti domestici e le misure da adottare in caso di incidente o malore.
Sanzioni per il datore di lavoro
Il mancato rispetto dell’obbligo informativo è ora sanzionato penalmente. L’art. 11 della Legge 34/2026 ha infatti modificato l’art. 55 del D.Lgs. 81/2008 inserendo la violazione tra le fattispecie sanzionate. In caso di omissione o irregolare consegna dell’informativa allo smart worker (e al RLS), sono previste pene molto severe: arresto da 2 a 4 mesi o ammende da € 1.708,61 fino a € 7.403,96. In altre parole, una semplice dimenticanza rischia di far scattare una vera conseguenza penale.
La nuova sanzione rende “perentorio” l’obbligo già previsto dal 2017. I lavoratori agili, infatti, erano comunque coperti dal Testo Unico sulla Sicurezza, ma in molti casi le aziende trascuravano l’informativa. Dal 2026 tale lacuna è colmata con un deterrente forte. Vale la pena ricordare che questa norma si applica a tutte le aziende, non solo alle PMI, poiché interviene direttamente sul D.Lgs. 81/2008.
Obblighi e diritti del lavoratore agile
Anche il lavoratore in smart working ha precisi obblighi: deve collaborare nell’attuazione delle misure di prevenzione del datore di lavoro. Ciò significa usare correttamente le attrezzature e i DPI forniti, rispettare le modalità di lavoro indicate, e segnalare subito qualunque anomalia nella postazione o nell’ambiente di lavoro (come guasti elettrici, problemi di connessione o disturbi fisici). Il lavoratore ha anche il diritto-dovere di seguire una formazione specifica in tema di sicurezza agita e di esercitare il proprio diritto alla disconnessione, staccando effettivamente dai dispositivi al di fuori degli orari di lavoro per ridurre lo stress psico-fisico. Infine, deve comunicare tempestivamente eventuali infortuni occorsi durante la prestazione agile, in modo da attivare le procedure di assistenza e risarcimento (vale anche l’infortunio “in itinere” da remoto).
Gli obblighi del lavoratore sono ribaditi nel contratto e nel DVR. Ad esempio, dovrà attenersi alle istruzioni aziendali sugli orari e sulle pause, utilizzare in sicurezza PC e smartphone evitando posture scorrette, e contribuire alla creazione di un ambiente di lavoro domestico sicuro (ad esempio non tenendo cavi in giro e segnalando dispersioni elettriche). Il rapporto di lavoro agile conserva comunque il vincolo di subordinazione: il dipendente deve insomma rispettare le stesse regole di buona condotta e sicurezza che valgono in ufficio.
Conclusioni
In sintesi, il nuovo obbligo informativo sullo smart working e sicurezza sul lavoro rappresenta un passo importante per conciliare flessibilità e sicurezza. Le aziende devono utilizzare l’informativa scritta come un vero strumento di prevenzione: non solo un modulo cartaceo, ma una comunicazione chiara e operativa sui rischi del lavoro da casa. I datori di lavoro dovrebbero affiancare all’informativa adeguata formazione (ad es. modulistica intranet sul corretto uso dei VDT, corsi online sui rischi domestici) e mantenere aperto il dialogo col personale agile. D’altra parte, i lavoratori devono prendere sul serio le prescrizioni ricevute, adeguare autonomamente il proprio ambiente di lavoro (scrivania idonea, postura corretta) e collaborare attivamente alla prevenzione.
Le sanzioni inasprite enfatizzano l’importanza di questo adempimento: non si tratta di una scelta facoltativa, ma di un obbligo di legge. Per qualsiasi dubbio o per supporto nell’adeguamento, le aziende possono consultare consulenti del lavoro o esperti di sicurezza. Inoltre, organizzazioni di categoria e INAIL forniscono modelli e linee guida (come l’informativa fac-simile allegata) per facilitare l’adeguamento alle nuove disposizioni.
Fac-simile informativa sicurezza Smart Working
Qua sotto puoi scaricare un Fac-simile informativa sicurezza Smart Working generico, se invece vuoi un’informativa specifica sul tuo caso, invia una mail a info@grimani.eu .