La check list o lista di controllo è un documento che fa parte di un processo, ad esempio un audit, una riunione o un servizio. Più propriamente è lo strumento per la verifica procedurale del processo stesso. Viene utilizzata quando e se il processo non ha raggiunto l’obiettivo previsto, quindi a posteriori, oppure proprio per evitare di non raggiungere l’obiettivo previsto.
Quindi una check list non può esistere senza la definizione di uno standard, ed è importante che ad ogni modifica dello standard (procedurale o normativa che interessa la nostra attività) e per il quale abbiamo creato una check list bisognerà riflettere sul nuovo standard da adottare e quindi sulle domande o sui punti nuovi da inserire in elenco per evitare le dimenticanze o gli errori.
Una volta identificato lo standard e quindi le criticità del processo da tenere a mente, diventa facile costruire la check list. In tal modo abbiamo la duplice possibilità di non dover ricordare a memoria tutti i passaggi (a volte lunghi e complicati) ma anche di refresh e formazione dei lavoratori. Infatti, devono riflettere le i punti chiave dei processi o degli standard, per cui se sono presenti delle domande specifiche è perché bisogna tenere sotto controllo un punto importante del processo o dello standard.
A cosa servono quindi le checklist? Servono per evitare errori stupidi, banali o a focalizzarsi sui punti importanti di uno standard (procedura o norma che sia). Ad esempio, possiamo utilizzarla durante una riunione periodica per la sicurezza nei luoghi di lavoro, per cui servirà per ricordarsi di aver seguito tutti i punti all’ordine del giorno, ossia quelli minimi previsti dal D.Lgs. 81/08.
Nel campo dei sistemi di gestione (qualità, sicurezza ecc.), ad esempio, serviranno come fondamento per fare l’audit delle procedure standard in atto. Nei servizi possono servire a ricordarsi di aver fatto, ad esempio, tutti i passaggi di pulizia di una camera alberghiera e non dimenticare quell’asciugamano sporco sotto il letto… Come possiamo vedere, gli esempi sono numerosi e possono essere applicati in qualsiasi processo e ambito.
Attenzione però, perché le checklist sono documenti dinamici e non statici, ossia devono essere aggiornate o revisionate periodicamente. Uno standard che non cambia da qualche giorno / mese / anno, è uno standard vecchio… Che non vuol dire che non va più bene, può continuare ad essere utilizzato tranquillamente ma dipende dalle attività da svolgere.
Nell’esempio di prima della riunione periodica, i requisiti minimi previsti dal D.Lgs. 81/08 non sono cambiati dal… 2008, per cui sicuramente non è necessario aggiornarla o sostituirla, ameno che non vogliamo introdurre qualche punto in più (miglioramento continuo). Nel caso della stanza di albergo, invece, basata aggiungere un armadio o qualsiasi altro arredo e, immediatamente, la check list diventa obsoleta (se non è fatta con determinati criteri), oppure nel caso degli audit interni, se le norme di riferimento variano oppure le procedure interne da seguire variano, anche qui la check list diventa obsoleta…
Sono strumenti che frequentemente si trovano nel campo tecnico, quindi sia nella sicurezza sia nella privacy, ma anche in campo alimentare o ambientale. Personalmente, le utilizzo sia per le attività che svolgo direttamente sia come strumento da fornire ai clienti per le attività che vediamo assieme e che poi devono però fare autonomamente oppure come strumento da seguire per avere in mente tutti i punti importanti di una norma. Vedi ad esempio le check list sui protocolli da adottare per il contrasto al Covid-19 oppure la check list sulla privacy.
In conclusione, sono strumenti importanti ma sempre strumenti restano, e come tali vanno legati ai processi o standard, che sicuramente dobbiamo conoscere prima di utilizzare gli strumenti. Possono essere utili per ricordarsi i punti da seguire, le cose che devono essere presenti in azienda per non sbagliare o prendere sanzioni, le attività da svolgere per evitare infortuni o malattie professionali ecc. E non abbiate paura di usarle: non è una vergogna non ricordarsi di tutti i passaggi, anzi…